下屬交來的工作日志沒法看，為什么這樣啊?
工作中你有沒有對交工作日志覺得很煩，“任務(wù)堆成山,我都忙成狗,為什么還要寫工作日志?”、“天天寫，都不知道寫啥，也沒人看、沒人理，有什么意思?”
筆者在咨詢服務(wù)過程中，也經(jīng)常聽到老板和高管們在抱怨說:“都不知道員工干了些什么，交上來的工作日志根本沒法看，就是在應(yīng)付，全是流水賬。”
那工作日志真的是一件浪費大家時間的無用管理動作嗎?它到底有沒有用?如何去做才能真正發(fā)揮它的作用?
澤亞咨詢，結(jié)合多年來數(shù)百家客戶的成功管理變革實操經(jīng)驗，本篇文章來和大家聊聊關(guān)于工作日志的那些事。
首先我們要明確一個觀點：一個企業(yè)要求員工寫工作日志，這個規(guī)定本身是科學(xué)的!這個規(guī)定在您所在的企業(yè)中沒有產(chǎn)生作用，并不代表“寫工作日志”這個規(guī)定是錯的!別因為您所在的企業(yè)，工作日志是一個擺設(shè)、沒什么作用，就認(rèn)為工作日志這種工具沒用!就給“寫工作日志”這個規(guī)定、要求下錯誤的結(jié)論!!!
一、 工作日志流于形式，主要原因在老板及管理層
1、日志模板設(shè)計不適用
一般企業(yè)都會有固定的工作日志模板(項目、格式、內(nèi)容要求)讓員工來填寫。說實話，有些企業(yè)的模板還是科學(xué)、合理的。而有些企業(yè)的日志模板則不敢恭維。
要么公式化或簡單粗暴的套用，一視同仁，完全不考慮不同崗位的工作性質(zhì)和工作內(nèi)容，要么要求不明確或過于復(fù)雜，讓填寫者絞盡腦汁費時費事。這些企業(yè)的工作日志模板，肯定是一群不懂基層工作流程、規(guī)范、重點等等的人設(shè)計的!
例如我們在**公司看到的日志模板里面有“目標(biāo)達(dá)成情況”這樣的內(nèi)容填寫要求，但這對于沒有分解日目標(biāo)的崗位來說，這項內(nèi)容完全無法填寫，只能是天天為空;又例如**公司的日志要求所有崗位填寫“日工作計劃”，可對于固定重復(fù)性工作的崗位來說，只會天天重復(fù)著寫給你了;再例如有的公司要求提供“工作計劃未完成原因分析及對策”，這樣的要求對于日志來說，是不是太繁瑣且周期無法控制，會有人花時間去一項項看或去跟進嗎?
類似以上錯誤的工作日志版塊設(shè)計、內(nèi)容要素設(shè)計，員工在填寫的過程中沒有任何的感覺，只會感覺無用、浪費時間!卻不能給企業(yè)、員工帶來任何的價值，甚至?xí)a(chǎn)生副作用。那這樣的日志推行起來肯定會導(dǎo)致員工的抵觸，最終流于形式。
2、日志內(nèi)容沒有要求、記錄無人關(guān)注
還有一個非常重要的原因，導(dǎo)致企業(yè)工作日志流于形式。企業(yè)管理層也不懂、也不知道怎么用好工作日志!
管理者對于工作日志怎么寫、怎么用，怎么讓工作日志產(chǎn)生價值，他們自己也不明白!甚至他們自己都根本不看、不關(guān)心下屬的日志，只是出于應(yīng)付公司要求的慣性而壓著下屬寫工作日志而已，一天天的日志變成了一堆堆的廢紙或垃圾信息沉沒!這也難怪員工會把拿工作日志當(dāng)成一種負(fù)擔(dān)、一種應(yīng)付差事的工作而已。
二、 工作日志到底怎么用?PDCA是關(guān)鍵。
要想讓工作日志發(fā)揮價值，對員工、企業(yè)都有促進作用，工作日志也要重新把它還原成一個管理動作，同樣遵循PDCA工作流的思路來考量、設(shè)計、監(jiān)控它的全過程，這樣的工作日志才能真正推行到位，真正有價值。
1、P(設(shè)計)： 即工作日志內(nèi)容模塊的設(shè)計，優(yōu)秀的日志模板設(shè)計要科學(xué)且人性化，既要能夠體現(xiàn)日志的價值，又要便于員工的填寫。
日志對于管理者的價值是什么?工作日志和工作例會一樣，是一種上下級信息溝通的渠道。美國著名管理大師、被譽為績效改進之父的吉爾伯特說，信息暢通是提升組織績效的第一件事情。對于管理者來說，管理組織就跟拼圖一樣，如果你不提供你那一塊拼圖，就拼不完整整體的拼圖，這樣的信息不對稱，就不利于整體統(tǒng)籌布局和安排，會影響效率或耽誤其他人的工作，甚至可能會誤導(dǎo)管理者的決策。所以，總覽全局的工作進展、工作績效，準(zhǔn)確及時把握組織的相關(guān)信息，以便改善提升組織整體效率，達(dá)成最優(yōu)組織績效，這就是為什么管理者要日報的原因。
體現(xiàn)工作日志的價值，基于這個出發(fā)點，我們再來考量員工操作的便捷性，不同部門、不同崗位，甚至不同類型公司工作性質(zhì)不一樣、工作規(guī)則不一樣、崗位價值要素不一樣，我們設(shè)計模板時一定要有針對性，要符合崗位和工作特性。
簡而言之，你要通過日志達(dá)成什么管理目的?寫日志的這個崗位價值體現(xiàn)在哪些方面，你就要設(shè)計什么樣的日志填寫項目。
2、D(運行)：即工作日志的正式推行，這里需要特別注意的是要進行運行前的宣導(dǎo)。
工作日志的推行不能單單是一紙行政命令，每個管理人員需要對工作日志真正作用透徹理解，并且能夠透徹的將工作日志的作用、填寫方法、寫工作日志給員工帶來的好處等等講給員工聽，甚至可以通過演示或試行的方式。需要讓員工充分理解為什么要做、如何去做!
3、C(檢查)：即工作日志整理、監(jiān)督、指導(dǎo)等過程的管理，目的是過程受控、結(jié)果準(zhǔn)確、體現(xiàn)價值。
上面也提到，管理人員對日志厭煩、不想理會的其中一個主要原因就是日志提供的內(nèi)容完全不是他想看的，你是不是經(jīng)常看到類似“9:00-10:00寫郵件，10:00-11:00給客戶打電話，11:00-12:00找財務(wù)部給合同蓋章。”這樣的“流水賬”日志，還有“今天發(fā)錯一件貨”、“今天計劃沒有完成/目標(biāo)沒有達(dá)成。”這樣只有問題沒有下文的“失敗者”日志。出現(xiàn)這樣的問題，其實就是缺乏對內(nèi)容進行監(jiān)督、指導(dǎo)的原因。
到底日志的內(nèi)容怎樣是符合要求的，怎樣避免 “流水賬”日志或“失敗者”日志的出現(xiàn)，這里提供三種工作日志的標(biāo)準(zhǔn)句式給大家參考。
01：工作+結(jié)果，工作內(nèi)容要有結(jié)果。
可以寫工作+進展，例如：“截止今天,研發(fā)任務(wù)已經(jīng)完成了60%，比計劃提前3天。”
可以寫工作+結(jié)果，例如：“今天你和客戶談了合同，成功拿到了500萬元訂單。”
還可以工作+方法，例如：“通過與供應(yīng)商協(xié)商，達(dá)成預(yù)測式訂單的合同條款，降低了庫存數(shù)量。”
02：問題+解決措施，問題要有解決措施，以及所需要的資源或者支持。
比如：“A客戶不同意我們的合同條款，邀請老板后天(18日)上午一起拜訪。”
再比如“手機黑屏問題始終沒解決，后天(6日)與第三方測試專家一起會議討論解決。”
03：目標(biāo)/計劃+策略，工作計劃要有要求。
日志還有一個最容易被忽視的方面，就是工作計劃的邏輯性，很多人容易犯的錯誤就是工作計劃沒有明確的方法或結(jié)果。比如這樣的工作計劃“明天與技術(shù)對接討論a產(chǎn)品”、“明天設(shè)計b產(chǎn)品”，這樣的日志又是另一種“流水賬”了，應(yīng)該這樣寫“明天與技術(shù)對接討論a產(chǎn)品電阻問題，并更新《產(chǎn)品圖紙》”、“明天設(shè)計b產(chǎn)品，并打出S2批次樣品10個”。
作為管理者要對下屬的日志內(nèi)容做到有監(jiān)督、有要求、有指導(dǎo)，給予員工充分的指引。
4、A(改善提升)：即日志內(nèi)容的分析、運用。
做到以上三步，工作日志還只是停留在“做”的層面上，還只是一堆文字，要想讓日志真正體現(xiàn)價值，我們需要把日志的結(jié)果“用”起來，讓它成為分析、指引我們工作改善提升方向的資源。
正如我們設(shè)計模板的初衷一樣，日志的價值體現(xiàn)，就取決于我們?nèi)ゲ蝗ミ\用好它，從中找出規(guī)律、發(fā)現(xiàn)問題、總結(jié)經(jīng)驗、整合資源。
總之，如果企業(yè)希望借助員工上交的工作日志，對企業(yè)的經(jīng)營、管理產(chǎn)生作用，那就請設(shè)計、制定一套工作日志實施的完整機制!優(yōu)秀的工作日志模板、管理者對于工作日志的重視、管理者指導(dǎo)員工書寫整理工作日志的策略方法、對工作日志信息的提取與分析機制等等，共同決定了一個企業(yè)的工作日志能否發(fā)揮出它的價值。
好的工作日志管理方式，才能真正讓工作日志發(fā)揮出價值，對企業(yè)經(jīng)營、管理帶來促進作用，才會讓員工愿意寫，領(lǐng)導(dǎo)愿意看，結(jié)果真有用!
三、 送給員工的幾句話。
日志這個事，坦率的講，員工排斥寫日志這個事，除了模板不合理、沒人管、無人指導(dǎo)等以上管理者的問題外，也不排除部分員工自身心態(tài)的問題。
“我做的好就行了，為什么要花時間寫這個”、“寫日志就是老板想事事都監(jiān)督我，憑什么就不寫”、“今天工作不飽和，我寫了要挨罵的”。類似的話大家是不是也這樣想過。
首先，我想告訴大家，固然有些管理者覺得，要是不監(jiān)督，員工都不好好干活。但是，大多數(shù)管理者其實都不是吃飽了撐的，日志就是為了虐你?他們其實根本不愿意也沒時間監(jiān)視你，他巴不得你主動幫他搞定你該做的事。
管理者真正想看的日志是什么?實際上，他真正希望看到你有沒有做“有價值的工作”!公司需要員工創(chuàng)造價值，而不是重復(fù)N次無用功。什么是有價值的工作?是方向?qū)?、策略對、有產(chǎn)出的工作。
第一句話：“你的老板想在工作日志中看到什么?你有沒有做“有價值的工作”，就是方向?qū)?、策略對、有產(chǎn)出的工作。”
其次，工作日志，本身是一個很好的、讓每一位員工對于自己的工作計劃、工作完成情況、工作過程中問題、工作思路總結(jié)等等進行梳理分析的工具、行為。
一些職場精英、優(yōu)秀的管理者，他們在成長過程中，即使公司沒有要求，也會自己在私下自己整理自己的工作心得、體會。有自己的筆記本來記錄自己的工作計劃、工作安排等等事務(wù)。因此優(yōu)秀的職業(yè)人都有很多共同的特點：工作的計劃性、目標(biāo)性、工作規(guī)劃能力、時間管理能力.......這些特點，往往反映在這些職場精英私下的記錄、整理中.....
工作日志這種企業(yè)要求的行動、工作，其初衷也是給員工提供了一個自我梳理、自我分析、規(guī)劃、總結(jié)等等的平臺!我們要客觀的看待“工作日志”，先不要帶著個人經(jīng)歷、感受而給“寫工作日志”這種管理規(guī)定下某個負(fù)面結(jié)論!
第二句話：“學(xué)會自我梳理、自我分析、規(guī)劃、總結(jié)，讓自己在總結(jié)反思中成長為一個優(yōu)秀的職場精英”
好的工作日志、包括“工作周報”、“工作月報”等等同樣的工作總結(jié)計劃，科學(xué)的管理方法能夠帶動組織績效提升、促進員工自我成長，澤亞咨詢希望本篇文章能夠給大家?guī)硪恍﹩l(fā)和幫助，同樣也歡迎就企業(yè)管理問題與我們聯(lián)系互動。