導讀：澤亞咨詢在企業(yè)變革期間，發(fā)現(xiàn)許多企業(yè)雖然都有《崗位說明書》，但卻并沒有真正用起來，甚至形同虛設——導致這項重要的企業(yè)管理基礎文件并沒有對員工的成長和企業(yè)管理起到促進作用。今天我們就來談談《崗位說明書》有哪些作用。
首先需要說明的是，崗位說明書明確了企業(yè)中每一個崗位的基本信息、崗位目標，以及該崗位責、權(quán)、利、能等許多重要內(nèi)容。許多企業(yè)管理者片面地理解崗位說明書僅僅只需要明確崗位員工主要工作內(nèi)容即可，這是不全面的。只有編制科學完整的、符合企業(yè)實際情況的崗位說明書，才能真正在企業(yè)日常管理中發(fā)揮其應有作用。
一、規(guī)范員工日常工作內(nèi)容，明確崗位工作責、權(quán)、利、能
崗位說明書明確了該崗位員工的工作目標、責任范圍、工作權(quán)限、薪酬方式、任職資格等內(nèi)容，它可以作為員工《勞動合同》的附件，清晰地告訴該崗位員工的工作內(nèi)容，自己每天、每周、每月應該做什么，以及應該承擔什么樣的責任，負責到什么程度，員工的權(quán)限（人事權(quán)、財務權(quán)、業(yè)務權(quán)）是什么，勞動報酬是多少、任職資格是什么，從而規(guī)范員工在企業(yè)的日常工作。
二、為招聘、錄用員工提供依據(jù)
崗位說明書里已經(jīng)確定了這個崗位的任職條件，任職條件是招聘工作的基礎，招聘工作需要依照任職條件來挑選人員，不滿足任職條件的人，不能用。如果企業(yè)一定要用，也是試用，要求該員工在規(guī)定的期限內(nèi)達到任職條件的要求，否則工資等級或職務要相應下調(diào)。
三、作為新進員工入職培訓的教材
新員工被錄用后，企業(yè)一般要進行新進員工入職培訓和崗前培訓，除了要介紹企業(yè)文化、產(chǎn)品知識、相關制度外，崗位說明書是一項非常重要的培訓內(nèi)容。許多企業(yè)忽略了這一點，導致新進員工入職后，工作范圍和標準不清晰，績效上不來。最后，要么管理者不滿意該員工的表現(xiàn)，要么員工無法融入團隊，雙方不歡而散。所以，管理者在新員工上崗前對其進行崗位說明書培訓是必不可少的。
四、作為制定工作總結(jié)和計劃的基本框架
澤亞咨詢在企業(yè)變革期間，每周組織召開變革周例會，每月組織召開月度經(jīng)營分析會，每個部門負責人需要制定《周總結(jié)計劃》、《月度PDCA經(jīng)營分析報告》。有的管理者在剛開始制定周、月總結(jié)計劃時，總覺得需要用較長時間，而且總結(jié)和計劃的內(nèi)容不到位，遺漏了關鍵工作事項。其實，每一位管理者在制定總結(jié)計劃時，只需要用數(shù)據(jù)分析工作成果、提出工作目標，然后參考崗位說明書，一一對照，總結(jié)哪些做到了、哪些沒做到，然后總結(jié)經(jīng)驗或分析原因、擬定改進措施、計劃下階段重點工作內(nèi)容，就可以了。后來，我們將崗位說明書中的工作項目列入到每周、每月總結(jié)計劃的模板中，管理者只需要按照模板框架填寫內(nèi)容，他們終于發(fā)現(xiàn)寫總結(jié)計劃原來如此簡單。
五、作為績效考核的依據(jù)
企業(yè)中高層管理者，績效考核可以用KPI的方式，但基層職員的KPI不太好統(tǒng)計，有些數(shù)據(jù)無法界定。澤亞咨詢在企業(yè)中對基層職員一般用行為方式考核，那么，崗位說明書就可以作為基層員工績效考核的重要依據(jù)。只有通過考查崗位說明書，才能去考核這個崗位上的員工是不是盡職盡責，是不是完成了每個月的工作目標和任務。假如在崗位說明書中沒有這個職責，就沒有必要拿這個去考核他，因為他不需要承擔這樣的責任。所以，崗位說明書在績效管理過程中起著很大的作用，也是績效考核的重要依據(jù)。
六、員工應知應會和培訓的依據(jù)
每個員工應該掌握哪些知識和技能，一定是依據(jù)員工在哪個崗位上工作、有哪些基本職責決定的。對員工進行培訓，是為了滿足員工崗位職務的需要，有的放矢，有針對性地對員工進行崗位專業(yè)知識和實際技能的培訓，從而具備上崗任職資格，提高員工崗位勝任能力。根據(jù)崗位說明書的具體要求，對一些任職條件不足，但其它方面優(yōu)秀，符合公司急需人才要求的員工進行培訓，提高他們的素質(zhì)和能力，最后使其達到崗位說明書的要求。
七、為員工職等職級評定和晉升提供依據(jù)
人力資源管理中一項非常重要的工作是人力資源開發(fā)，就是通過一些方法使員工的工作積極性和能力不斷提高，最大限度地發(fā)揮員工潛能，為企業(yè)做更大的貢獻。員工的開發(fā)和晉升，離不開“職等職級評定”，員工的職等職級評定以員工崗位說明書及KPI指標的完成情況為評定依據(jù)，通過對員工品德、能力、學習、績效等方面的綜合評價，評估他們是否勝任、是該升級還是降級，以此作為員工任免、獎罰、報酬、培訓、晉升、降級的依據(jù)，促進“人適其位”。因此，崗位說明書也是員工晉升和職級評定的依據(jù)。
綜上所述，崗位說明書有很多重要的作用，它是企業(yè)中一項重要的基礎文件，所以每個企業(yè)應該做好崗位說明書的編制工作，而且要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展和組織架構(gòu)的調(diào)整，進行適當優(yōu)化，然后真正把它用好、落到實處，促進員工的成長和企業(yè)管理的提升。
文——澤亞咨詢資深顧問：侯知武老師