導(dǎo)讀：澤亞咨詢在企業(yè)變革期間，發(fā)現(xiàn)許多企業(yè)雖然都有《崗位說(shuō)明書》，但卻并沒(méi)有真正用起來(lái)，甚至形同虛設(shè)——導(dǎo)致這項(xiàng)重要的企業(yè)管理基礎(chǔ)文件并沒(méi)有對(duì)員工的成長(zhǎng)和企業(yè)管理起到促進(jìn)作用。今天我們就來(lái)談?wù)劇秿徫徽f(shuō)明書》有哪些作用。

 首先需要說(shuō)明的是，崗位說(shuō)明書明確了企業(yè)中每一個(gè)崗位的基本信息、崗位目標(biāo)，以及該崗位責(zé)、權(quán)、利、能等許多重要內(nèi)容。許多企業(yè)管理者片面地理解崗位說(shuō)明書僅僅只需要明確崗位員工主要工作內(nèi)容即可，這是不全面的。只有編制科學(xué)完整的、符合企業(yè)實(shí)際情況的崗位說(shuō)明書，才能真正在企業(yè)日常管理中發(fā)揮其應(yīng)有作用。

一、規(guī)范員工日常工作內(nèi)容，明確崗位工作責(zé)、權(quán)、利、能

 崗位說(shuō)明書明確了該崗位員工的工作目標(biāo)、責(zé)任范圍、工作權(quán)限、薪酬方式、任職資格等內(nèi)容，它可以作為員工《勞動(dòng)合同》的附件，清晰地告訴該崗位員工的工作內(nèi)容，自己每天、每周、每月應(yīng)該做什么，以及應(yīng)該承擔(dān)什么樣的責(zé)任，負(fù)責(zé)到什么程度，員工的權(quán)限（人事權(quán)、財(cái)務(wù)權(quán)、業(yè)務(wù)權(quán)）是什么，勞動(dòng)報(bào)酬是多少、任職資格是什么，從而規(guī)范員工在企業(yè)的日常工作。

二、為招聘、錄用員工提供依據(jù)

 崗位說(shuō)明書里已經(jīng)確定了這個(gè)崗位的任職條件，任職條件是招聘工作的基礎(chǔ)，招聘工作需要依照任職條件來(lái)挑選人員，不滿足任職條件的人，不能用。如果企業(yè)一定要用，也是試用，要求該員工在規(guī)定的期限內(nèi)達(dá)到任職條件的要求，否則工資等級(jí)或職務(wù)要相應(yīng)下調(diào)。

三、作為新進(jìn)員工入職培訓(xùn)的教材

 新員工被錄用后，企業(yè)一般要進(jìn)行新進(jìn)員工入職培訓(xùn)和崗前培訓(xùn)，除了要介紹企業(yè)文化、產(chǎn)品知識(shí)、相關(guān)制度外，崗位說(shuō)明書是一項(xiàng)非常重要的培訓(xùn)內(nèi)容。許多企業(yè)忽略了這一點(diǎn)，導(dǎo)致新進(jìn)員工入職后，工作范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清晰，績(jī)效上不來(lái)。最后，要么管理者不滿意該員工的表現(xiàn)，要么員工無(wú)法融入團(tuán)隊(duì)，雙方不歡而散。所以，管理者在新員工上崗前對(duì)其進(jìn)行崗位說(shuō)明書培訓(xùn)是必不可少的。

四、作為制定工作總結(jié)和計(jì)劃的基本框架

 澤亞咨詢在企業(yè)變革期間，每周組織召開變革周例會(huì)，每月組織召開月度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)，每個(gè)部門負(fù)責(zé)人需要制定《周總結(jié)計(jì)劃》、《月度PDCA經(jīng)營(yíng)分析報(bào)告》。有的管理者在剛開始制定周、月總結(jié)計(jì)劃時(shí)，總覺(jué)得需要用較長(zhǎng)時(shí)間，而且總結(jié)和計(jì)劃的內(nèi)容不到位，遺漏了關(guān)鍵工作事項(xiàng)。其實(shí)，每一位管理者在制定總結(jié)計(jì)劃時(shí)，只需要用數(shù)據(jù)分析工作成果、提出工作目標(biāo)，然后參考崗位說(shuō)明書，一一對(duì)照，總結(jié)哪些做到了、哪些沒(méi)做到，然后總結(jié)經(jīng)驗(yàn)或分析原因、擬定改進(jìn)措施、計(jì)劃下階段重點(diǎn)工作內(nèi)容，就可以了。后來(lái)，我們將崗位說(shuō)明書中的工作項(xiàng)目列入到每周、每月總結(jié)計(jì)劃的模板中，管理者只需要按照模板框架填寫內(nèi)容，他們終于發(fā)現(xiàn)寫總結(jié)計(jì)劃原來(lái)如此簡(jiǎn)單。

五、作為績(jī)效考核的依據(jù)

 企業(yè)中高層管理者，績(jī)效考核可以用KPI的方式，但基層職員的KPI不太好統(tǒng)計(jì)，有些數(shù)據(jù)無(wú)法界定。澤亞咨詢?cè)谄髽I(yè)中對(duì)基層職員一般用行為方式考核，那么，崗位說(shuō)明書就可以作為基層員工績(jī)效考核的重要依據(jù)。只有通過(guò)考查崗位說(shuō)明書，才能去考核這個(gè)崗位上的員工是不是盡職盡責(zé)，是不是完成了每個(gè)月的工作目標(biāo)和任務(wù)。假如在崗位說(shuō)明書中沒(méi)有這個(gè)職責(zé)，就沒(méi)有必要拿這個(gè)去考核他，因?yàn)樗恍枰袚?dān)這樣的責(zé)任。所以，崗位說(shuō)明書在績(jī)效管理過(guò)程中起著很大的作用，也是績(jī)效考核的重要依據(jù)。

六、員工應(yīng)知應(yīng)會(huì)和培訓(xùn)的依據(jù)

 每個(gè)員工應(yīng)該掌握哪些知識(shí)和技能，一定是依據(jù)員工在哪個(gè)崗位上工作、有哪些基本職責(zé)決定的。對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，是為了滿足員工崗位職務(wù)的需要，有的放矢，有針對(duì)性地對(duì)員工進(jìn)行崗位專業(yè)知識(shí)和實(shí)際技能的培訓(xùn)，從而具備上崗任職資格，提高員工崗位勝任能力。根據(jù)崗位說(shuō)明書的具體要求，對(duì)一些任職條件不足，但其它方面優(yōu)秀，符合公司急需人才要求的員工進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的素質(zhì)和能力，最后使其達(dá)到崗位說(shuō)明書的要求。

七、為員工職等職級(jí)評(píng)定和晉升提供依據(jù)

 人力資源管理中一項(xiàng)非常重要的工作是人力資源開發(fā)，就是通過(guò)一些方法使員工的工作積極性和能力不斷提高，最大限度地發(fā)揮員工潛能，為企業(yè)做更大的貢獻(xiàn)。員工的開發(fā)和晉升，離不開“職等職級(jí)評(píng)定”，員工的職等職級(jí)評(píng)定以員工崗位說(shuō)明書及KPI指標(biāo)的完成情況為評(píng)定依據(jù)，通過(guò)對(duì)員工品德、能力、學(xué)習(xí)、績(jī)效等方面的綜合評(píng)價(jià)，評(píng)估他們是否勝任、是該升級(jí)還是降級(jí)，以此作為員工任免、獎(jiǎng)罰、報(bào)酬、培訓(xùn)、晉升、降級(jí)的依據(jù)，促進(jìn)“人適其位”。因此，崗位說(shuō)明書也是員工晉升和職級(jí)評(píng)定的依據(jù)。

 綜上所述，崗位說(shuō)明書有很多重要的作用，它是企業(yè)中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)文件，所以每個(gè)企業(yè)應(yīng)該做好崗位說(shuō)明書的編制工作，而且要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展和組織架構(gòu)的調(diào)整，進(jìn)行適當(dāng)優(yōu)化，然后真正把它用好、落到實(shí)處，促進(jìn)員工的成長(zhǎng)和企業(yè)管理的提升。

文——澤亞咨詢資深顧問(wèn)：侯知武老師